Ancora a proposito di software…

Nello scorso numero, abbiamo cominciato a  toccare la tematica del software, abbiamo cercato di fare un po’ di chiarezza su questo strumento che è sempre più indispensabile nel modo moderno di fare business ma che purtroppo non per tutti è cosi semplice e di facile comprensione. Qualcuno immagino sia portato a pensare che i problemi maggiori con il software nascono negli utenti di una certa età, ma in base alla mia esperienza sul campo, posso affermare serenamente che non è cosi, anzi il vero ostacolo è la chiusura mentale delle persone/aziende verso il processo di trasformazione tecnologico in atto e la predisposizione a subire passivamente il cambiamento anziché capirlo e dominarlo. Attraverso questi articoli vorrei aiutare ad individuare i concetti e i parametri che devono essere analizzati e compresi, con il fine di poter prendere decisioni consapevoli, di poter fare ragionamenti a lungo termine e di fare investimenti che si trasformino in soluzioni che aiutino veramente le nostre aziende a crescere.

In questi articoli abbiamo capito che le nostre aziende viste in chiave Industria 4.0, devono puntare ad uniformare, unire e interconnettere ogni reparto (commerciale, amministrazione, progettazione, produzione … ) secondo un flusso logico e una sola filosofia, cosi pure abbiamo visto, che il cervello di ogni azienda oggi viene identificato nel software, il quale ha il compito di fare da collante nella gestione delle varie attività quotidiane dell’azienda. 

E’ proprio per questa ragione che quando si sceglie un software è importante soffermarsi più di un attimo sul concetto di scalabilità.

La parola stessa “scalabilità”, non così frequente nell’uso quotidiano, induce a pensare all’azione di salire una scala o ad aumentare/diminuire la dimensione di un oggetto.

In effetti questo termine, utilizzato per lo più in ambito informatico/tecnologico indica proprio la possibilità di un sistema informatico o software di aumentare (ma anche diminuire) le sue funzioni al variare delle esigenze nel corso del tempo.

Indubbiamente quando si comincia a valutare un software è normale focalizzarsi sui problemi più contingenti e immediati che ci toccano, ci infastidiscono, ci rallentano o danneggiano quotidianamente e che quindi sentiamo più vicini e urgenti da risolvere.

Se per esempio abbiamo la sensazione che ci stiamo mettendo una follia di tempo per fare dei preventivi, oppure che i conti che facciamo sono troppo grossolani, o peggio ancora che tutte le informazioni di clienti, listini, materiali sono solo ed esclusivamente nella nostra testa, è facile capire come la nostra attenzione andrà prima di tutto a cercare di soddisfare una o più specifiche esigenze che ci stanno facendo provare una sensazione di inadeguatezza o rabbia.

Una condizione simile potrebbe essere quando invece ho appena acquistato una nuovissima macchina a controllo numerico  da centinaia di migliaia di euro, dove la mia preoccupazione principale sarà come sfruttare la macchina al meglio, come ottimizzare le lavorazioni, come ridurre i tempi morti, come rendere le operazioni semplici ed automatiche per i miei operatori facendo si che tutto risulti ottimizzato ed efficiente al fine di generare in me una sana soddisfazione e orgoglio, dovuto alla percezione di avere per le mani una Ferrari e di riuscire a farla sfrecciare ai 300Km/h.

Quando però si parla di software concentrarsi solo sull’immediato presente non è abbastanza, anzi può essere un grave errore che negli anni successi rischia di portare grossi limiti o spese impreviste spiacevoli, anche importanti.

Inserire un software in azienda infatti, non significa fare solo un investimento all’atto dell’acquisto ma significa anche investire tempo per formare i propri collaboratori, investire tempo per popolare il programma con i dati dell’azienda, i listini, le lavorazioni o i tempi di produzione , insomma tutte attività che si traducono in ulteriori soldi.

E’ proprio questa la ragione principale che dovrebbe farci alzare un pochino lo sguardo quando parliamo di software e cercare di capire come vogliamo che sia il futuro della nostra azienda.

Cos’è che vogliamo fare da grandi ? Magari tra 2 o 5 anni…

In quali aree o funzioni siamo deboli oggi ? Cosa sappiamo che non stiamo curando da tempo e quindi rischiamo di essere presto in ritardo nei confronti di altri concorrenti ?

Una volta che abbiamo soddisfatto il nostro “prurito” dell’oggi, quali dovrebbero essere i prossimi passi da fare, per dare modo all’azienda di crescere in modo bilanciato ed omogeneo ?

Scendendo nel pratico, faccio un piccolo esempio per capire come deve essere lo schema di ragionamento che oggi un’azienda deve avere,  perché come sappiamo ogni azienda ha un proprio budget, una propria capacità di investimento, chi maggiore, chi minore ma comunque in ogni caso limitata. Quindi è assolutamente necessario pianificare in modo lungimirante come investire quella cifra.

Se io per esempio spinto da una componente emotiva/psicologica investissi il 98% del mio budget nell’acquisto della macchina migliore sul mercato (giusto per sentirmi figo e dimostrare che io sono un imprenditore più bravo dei miei concorrenti) o lo investissi nel voler produrre 50 tipologie di prodotti diversi (di cui alcuni magari hanno anche poco mercato e bassa redditività) o lo investissi in un capannone enorme (ancora una volta per ragioni puramente emotive di confronto … capannone grande … imprenditore grande), pur consapevole di aver già problemi di consegne o essere a zero negli investimenti di marketing o commerciale o altro, beh questo sarebbe il classico esempio di un’azienda che non cresce in modo bilanciato, omogeneo e con una visione sul futuro.

Insomma è come quei culturisti pieni di muscoli che spuntano d’estate in piscina, con le spalle che sembrano un armadio di 8 ante e i polpacci di Paperino. Questi però li vedi in piscina, perché a fare i campionati e a vincere le gare che contano, ci vanno quelli che hanno investito tempo e fatica in modo lungimirante per far crescere il corpo in modo bilanciato e armonioso.

Quindi dato per assodato che tutti desideriamo che le nostre azienda crescano e che lo facciano nelle varie aree/funzioni in modo bilanciato,la considerazione che dobbiamo fare si sposta rapidamente sul software.

Se è vero che il software è il cervello di ogni azienda, se l’azienda cresce quindi, il software è in grado di tenere il passo ? In altre parole il software è scalabile ?

Avere un software non scalabile significa che alla prima esigenza che cambia, il software diventa un limite, e quando il software non riesce a seguire la crescita di un azienda significa che il software necessita di essere sostituito con qualcosa di più scalabile.

Sostituire un software cosa significa in soldoni?

Significa che tutte le ore di formazione che hanno fatto i tuoi dipendenti, per imparare il vecchio software non scalabile, da investimento che pensavi fossero, si trasformano come per magia, in perdite o per dirla in modo diverso, entrano nel calderone dei soldi peggio spesi al mondo, al pari alle multe per divieto di sosta.

Ovvio che le scelte sbagliate si pagano, spesso e quindi il danno non finisce qui, perché ora dovrai investire di nuovo del tempo (soldi) per formare i tuoi dipendenti sul nuovo software scalabile.

Inoltre significa che tutti i dati che nel tempo sono stati inseriti nel vecchio sistema non scalabile, vengono persi, non sono recuperabili e quindi serve tempo (soldi) per inserirli nuovamente nel nuovo software scalabile.

Oddio per essere onesti, questa cosa del dover reinserire i dati da capo, non sempre è da prendere come una cosa negativa, perché spesso ci si rende conto che l’azienda è cambiata, nelle procedure interne, nei processi, nei prodotti e quindi cestinare tutti i dati che nel tempo sono stati inseriti (talvolta anche con qualche “magheggio” per tamponare situazioni/condizioni non previste) può anche essere una boccata di aria sana e dare la possibilità di reinserire le informazioni secondo una visione più attuale, più snella e probabilmente più efficiente rispetto a modi e usanze ereditate nella notte dei tempi.

Detto questo, non significa che se oggi per esempio devo migliorare il mio reparto commerciale attraverso degli strumenti software per gestire preventivi, listini … io debba preoccuparmi da subito, in modo dettagliato, anche degli altri aspetti per gestire la mia azienda in modo bilanciato (es. macchine CNC, magazzino, tracciamento produzione, ecc…).

Ma almeno avere un piccolo pensierino del tipo “Quando avrò nuove esigenze, il software che vado a scegliere oggi, sarà capace di fare anche altro e crescere con me ?”, lo consiglio vivamente, salvo pagare di tasca nostra questa mancanza di lungimiranza. 

Poi una volta che avremo le garanzie che il prodotto che stiamo andando a scegliere è scalabile, potremmo anche decidere che per ora è sufficiente un set limitato di funzioni (si fa spesso riferimento a “moduli” in linguaggio informatico), giusto per gestire adeguatamente il nostro “prurito” attuale e più avanti, potremo inserire in azienda nuove funzioni destinate ai reparti da migliorare per far crescere l’azienda in modo omogeneo.

Il software è uno strumento talmente trasversale nelle azienda di ogni tipo, che spesso in questi articoli mi permetto di fare anche considerazioni di natura più imprenditoriale.

Quindi mi auguro che anche il concetto di azienda bilanciata che abbiamo toccato oggi, ci sia di aiuto nel prendere le decisioni future per le nostre aziende, diversamente rischiamo che accada quello che accadeva 20 anni fa, quando giravano le Fiat Uno Turbo.

I motori venivano elaborati e resi potentissimi per una Fiat Uno ma i freni non li toccava mai nessuno e una volta che le macchine erano sparate a cannone, beh sappiamo bene come andava a finire.

Ci vediamo alla prossima.

(a cura di Stefano Frignani)

Ancora a proposito di software… ultima modifica: 2018-04-26T11:25:17+00:00 da Rossana