Quanto costa veramente un software?

In considerazione del fatto che nella quarta rivoluzione industriale nella quale ci troviamo, l’aspetto del software è diventato talmente preponderante da essere considerato da tutti ormai il vero cervello di ogni azienda, negli ultimi articoli ci siamo dedicati ad analizzare alcune delle caratteristiche più salienti che una scelta consapevole deve tenere in considerazione. In questo numero invece, interrompiamo l’analisi degli aspetti tecnici − sui quali torneremo in futuro − per toccare uno degli argomenti più delicati: il prezzo.
Quanto costa un software? Beh non è difficile saperlo, basta contattare qualche commerciale e tra funzioni, moduli e servizi, in breve tempo potremo avere una idea precisa dei soldini necessari, per mettersi in azienda un cervello fresco e sempre pronto a semplificarci la vita per i prossimi anni (se è un software furbo, molti anni). Quindi il costo di un software è rappresentato dal prezzo di acquisto? Molti credono proprio questo, ma questa credenza è tanto diffusa, quanto sbagliata e superficiale. E come ogni bravo imprenditore dovrebbe sapere, quando si affrontano le cose superficialmente, spesso ci si espone a sorprese e imprevisti poco piacevoli. Per esempio, il costo di un macchinario è solo il prezzo di acquisto? Il costo di un furgone è solo il prezzo di acquisto? Il costo di un capannone è solo il prezzo di acquisto? Ecco per il software è esattamente la stessa identica cosa, il prezzo d’acquisto è una parte del costo totale che negli anni servirà investire. Proviamo quindi a giocare al gioco del bravo imprenditore e cominciamo a mettere sul tavolo, tutte le carte che ci permettono di valutare veramente l’investimento necessario per inserire in azienda uno strumento che ci aiuti nelle nostre attività quotidiane. La prima voce a cui andiamo incontro è come abbiamo già detto, il prezzo di acquisto. Questo è il valore più facile da prendere in considerazione, basta chiedere a qualche azienda specializzata un’offerta e normalmente lo si trova in basso a destra. Cosa include il prezzo di acquisto? Normalmente su software specifici, come quelli dedicati alle falegnamerie include due parti. Una parte sono le funzioni (o moduli) ossia le cose che posso fare, mentre l’altra parte è costituita dai servizi. In altre parole, la formazione del personale per imparare ad utilizzare il software, l’inserimento dei dati per poter adattare il software alle esigenze specifiche della nostra azienda e infine, in presenza di macchinari di produzione, anche delle eventuali verifiche in macchina per certificare la correttezza dei progetti, prima di procedere con la produzione in serie. Oltre al prezzo di acquisto, esistono poi una serie di costi a cui spesso non si pensa, che però nel gioco del bravo imprenditore sarebbe sbagliato e dannoso non considerare. Il primo di questo costi “nascosti” è legato all’apprendimento del software. Sebbene normalmente nel prezzo di acquisto può essere inserito un corso di formazione, questo rappresenta solo parte del tempo che i nostri collaboratori (o noi stessi), spenderemo per imparare ad usare il nuovo strumento informatico. Infatti una volta che il corso con il tecnico dell’azienda fornitrice sarà terminato, inevitabilmente sarà necessario altro tempo prima di poter veramente padroneggiare il software in modo corretto.

E naturalmente questo tempo aggiuntivo altro non è, che ulteriori soldi. Esiste un modo per minimizzare questo tempo? Il consiglio principale che mi sento di dare, è di fare davvero attenzione alla semplicità che un software dimostra di avere, attraverso la sua interfaccia utente. Per fare un esempio, sia io che Lewis Hamilton sappiamo guidare la macchina, ma la differenza è il “come”. Il “come” fa la differenza in tutte le cose di questo mondo e questo vale anche in ambito software.

Quindi è naturale che se acquistiamo un software con un’interfaccia semplice, attuale, guidata, dove grazie alla pressione di pochi tasti intuitivi otteniamo i risultati, anche il tempo di apprendimento sarà inferiore e risparmieremo soldi. Se invece acquisteremo uno strumento, magari più economico che però ha interfacce di oltre dieci anni fa, prevalentemente testuali, poco intuitive e macchinose, poi dobbiamo mettere in conto che serviranno molte più ore da parte dei nostri collaboratori (ogni ora costa parecchio in Italia) per diventare autonomi. Questo discorso è valido sia per i collaboratori attuali, sia per i collaboratori che nel corso del tempo entreranno in azienda, i quali ancora una volta, più tempo ci metteranno a imparare il software, più soldi sborserà l’azienda.

Un’altra malizia collegata all’apprendimento è rappresentata dagli strumenti che il software prevede per rinfrescare le funzioni e le modalità operative, quando purtroppo ci si dimentica. Di norma dovrebbe essere previsto un manuale, ma come sappiamo, non sempre in falegnameria c’è quella brama di mettersi a leggere un manuale e avendo parecchia esperienza in quest’ambito, ho riscontrato infatti che pochissime persone lo leggono. Uno strumento invece particolarmente apprezzato sono i video tutorial, ossia dei video che mostrano passo passo come usare il programma. Il vantaggio di questi video è prima di tutto, che sono sempre a disposizione dei nostri collaboratori, quindi possono essere rivisti tutte le volte che si vuole, ma poi, possono essere usati anche da eventuali nuovi collaboratori che entrano in azienda. Grazie a questi strumenti possiamo evitare di fare nuovi corsi di formazione, quindi di spendere altri soldi e i nostri collaboratori possono tornare a rinfrescarsi la memoria o approfondire certe tematiche, come e quando desiderano.
Un altro costo a cui non sempre viene dato il giusto peso, è il costo che l’azienda dovrà sostenere per popolare il database del software, con i propri dati. L’inserimento delle anagrafiche (clienti/vetri/essenze/trattamenti/…), dei listini, degli utensili di produzione, degli articoli gestiti a magazzino, di tempi di lavoro, delle lavorazioni sulle macchine e molto altro.
Questo è un tempo molto variabile perché dipende prima di tutto dalle parti dell’azienda che vogliamo far gestire al nostro nuovo software, poi dipende ancora una volta, da quanto il software è orientato a rendere facile e veloce l’inserimento dei dati.
Per esempio una funzione molto apprezzata che aiuta a velocizzare questa fase, è la possibilità di preparare i dati su tabelle di Excel, per poi importare i dati automaticamente all’interno del software. Poi ancora una volta se il software mette a disposizione una interfaccia studiata per visualizzare solo i parametri strettamente necessari, evito di perdere tempo, distratto da mille parametri inutili. Inoltre se l’interfaccia chiede i parametri attraverso immagini grandi, chiare, auto-esplicative e con un’anteprima di come il dato verrà applicato, si evitano anche errori che non solo fanno sicuramente perdere tempo, ma che possono anche generare danni economici. Il prossimo costo da tenere presente nella fornitura del software prende il nome di contratto di aggiornamento e in poche parole, sono soldi che le aziende di software, chiedono per poter rimanere aggiornati con l’ultimissima versione del software.
Conoscendo questo mercato in modo piuttosto preciso, posso affermare che l’importo del contratto di aggiornamento non differisce molto da un software all’altro, quindi la domanda intelligente da porsi è “ma se la cifra che mi viene chiesta ogni anno, è più o meno la stessa su ogni software, significa che tutti hanno la stessa capacità di innovazione?
Perché se così non fosse, significa che ci sono software, che ogni anno, chiedono soldi come se avessero inserito cento nuove funzioni, quando in realtà, ne hanno inserite meno di dieci. Spiace dirlo ma purtroppo è proprio così, ed è anche facile da dimostrare, infatti ci sono aziende di tre, quattro persone che provano a occuparsi di tutto (vendita, sviluppo software, assistenza) e ci sono aziende che al solo sviluppo software, dedicano anche dieci ingegneri. Mi sembra evidente che le possibilità di sviluppo e innovazione delle prime aziende sono drammaticamente inferiori a quelle delle seconde.
Ciononostante spesso i contratti di assistenza hanno costi simili, quindi il bravo imprenditore dovrebbe tenere in considerazione anche questo aspetto, per evitare di pagare di più di quello che alla fine ottiene.
Siamo arrivati all’ultima voce con la quale bisogna familiarizzare nel momento in cui si desidera investire in un nuovo software, ovvero il contratto di supporto o assistenza. In sostanza questa cifra permette di chiamare il servizio di assistenza di chi ci ha fornito il software per chiedere aiuto. Aiuto perché non ricordo qualcosa, aiuto perché non conosco come ottenere un certo risultato, aiuto perché non mi torna un certo risultato, aiuto perché credo ci sia un errore nel programma, eccetera. Questo punto è un passaggio molto critico su cui consiglio di prestare molta attenzione, perché porta alla luce il modello di business dell’azienda del software.
Esistono due tipi di modelli di business per aziende software che operano nelle falegnamerie: aziende basate sul servizio e aziende basate sul prodotto. Aziende basate sul servizio hanno come obiettivo tenerci legati ai loro servizi. Nel modello di business basato sul servizio, non c’è motivo di fornire un prodotto troppo semplice da usare, perché poi non rinnoviamo il contratto di assistenza e viene meno la loro fonte di reddito primaria. Inoltre c’è un’altra considerazione che il bravo imprenditore dovrebbe fare. Qual’é l’approccio mentale con il quale un proprio collaboratore si approccerà a un ipotetico problema sul software? L’approccio sarà più o meno questo: “Beh dai, cosa mi sbatto a fare, intanto c’è l’assistenza“. E chi lo paga il tempo del nostro collaboratore che sta al telefono? Inoltre quante probabilità ci sono che la prossima volta che ricapiterà un problema simile, il nostro collaboratore dirà …”Faccio da solo“?
Sposare un’azienda software che si basa sul servizio porta i nostri collaboratori a impigrirsi, a spegnere il cervello, a diventare dipendenti da un’azienda esterna e porta alla nostra un aumento dei costi sia esterni che interni.
Il modello di business basato sul prodotto invece, è l’opposto e ha come obiettivo, quello di fornire un software sempre più semplice e intuitivo, per renderci autonomi e ridurre al minimo le richieste di assistenza. In questo modello i clienti vengo incentivati a conoscere il software, ad essere autonomi, indipendenti e proprio per questo vengono premiati, pagando solo il tempo di assistenza che richiedono.
E questo nel corso degli anni si traduce anche in un enorme risparmio economico.
Premesso che come abbiamo già detto, oggi il software è a tutti gli effetti il vero cervello di ogni azienda e quindi, una valutazione basata solo ed esclusivamente sul prezzo è stupida a prescindere, è anche vero che il prezzo fa parte dei criteri con cui il bravo imprenditore dovrebbe orientarsi per scegliere il cervello migliore per la propria azienda.
E’ proprio per questa ragione che in questo articolo ho cercato di entrare più nel dettaglio, elencando l’insieme dei costi a cui talvolta non si pensa, che però, nel medio periodo fanno davvero una grande differenza. Quindi il bravo imprenditore adesso dovrebbe aver capito che se anche ci limitassimo ad analizzare solo ed esclusivamente il prezzo, la scelta più conveniente non è quella che all’acquisto costa meno, ma quella che ci sarà costata meno dopo cinque anni (tutto incluso).

Alla prossima!

Stefano Frignani

 

Quanto costa veramente un software? ultima modifica: 2018-10-01T11:10:39+00:00 da Rossana